Blog: Verbeteren is NIET verrapporteren

Hoe meer rapporten, hoe meer grip we denken te hebben. Het tegengestelde is waar.

Concern controllers willen alleen hoofdlijnen weten en geven aan op de rest niet te sturen. Een directeur Operations wil een gevoel krijgen van waar hij staat. Een hoofd Examenbureau wil weten hoeveel studenten dit jaar diplomeren. Een docent wil op zijn beurt weer zicht hebben op zijn studenten. Iedereen wil deze rapportages graag voor hem of haar op maat hebben. Allemaal plausibele en zinnige behoeften. Er is één maar: al deze behoeften bij elkaar leiden tot een kluwen van rapportages.

 

Doen uw rapportages er toe?

Er zijn inderdaad veel rapportages binnen instellingen. De vraag is of deze bijdragen aan de bestuurbaarheid en de verbetering van uw instelling. Uit een recent adviestraject blijkt dat van de 116 HRM rapportages er feitelijk maar 41 nodig zijn. Deze 41 zijn daarbij niet te kritisch bekeken. Volgens experts kan je dit aantal zeker met 4 vermenigvuldigen om zicht te krijgen op het totaal aantal rapportages binnen een instelling. Dus 400 of 500 gebruikte rapportages zijn geen uitzondering. Hierbij ontbreken dan nog de controlelijstjes die op de werkplek worden gebruikt.

De vraag is of al deze rapportages er toe doen? Trekt de organisatie de juiste conclusies op basis van deze rapportages? Kunnen verbeteringen worden ingezet? Zit er samenhang tussen? Is er een relatie met verantwoordelijkheden, processen en systemen? En zijn de kosten van het bouwen en het onderhouden van deze rapportages zichtbaar? Op de meeste van deze vragen is het antwoord negatief. Kosten zijn onduidelijk. En de relaties tussen de verantwoordelijkheden, processen en systemen zijn niet terug te vinden.

 

Op het verkeerde been gezet

Binnen een instelling is het beleid dat docenten gedurende het jaar meer uren maken en dit compenseren in de zomervakantie. De Bapo kan worden opgenomen in onderlinge afstemming. De praktijk is dat Bapo vooral op de woensdag en vrijdag wordt ingevuld. Dit heeft een aantal gevolgen. Ten eerste wordt de planningsdruk verhoogd op de rest van de week en op de docenten die wel op woensdag en vrijdag werken. Ten tweede leidt dit tot een hogere belasting op lokalen op maandag, dinsdag en donderdag. Ten derde kan de beeldvorming dat er te weinig lokalen zijn wel eens hierdoor worden veroorzaakt. Kortom rapportages geven niet altijd de juiste informatie.

 

Rapportages zijn er om van te leren

Het samenvoegen van de juiste rapportages in een planning- en controlcyclus en/of managementinformatie is hard nodig. De huidige rapportagepraktijk is er één van verrapporteren. Hoe meer rapporten, hoe meer grip we denken te hebben. Het tegengestelde is waar. Door de hoeveelheid krijg je juist onvoldoende zicht op knelpunten en leer je niet van ontwikkelingen die wél goed gaan. Vaak zijn die laatste niet eens bekend.

 

Meer informatie

Educus ontwikkelde drie verbetersleutels voor informatiemanagement. Deze sleutels hebben zich inmiddels in de praktijk bewezen. Neem voor meer informatie contact op met Educus via tel. 088 - 989 88 00 of vul het contactformulier in.