Het Albeda College pakt afwezigheid van studenten snel en gericht aan. De kwaliteit omhoog en uitval omlaag.

"Vollere klassen en meer grip op verzuim. Dat bereik je met een snelle en gerichte aanpak."

Het ROC Albeda College is een regionaal opleidingsinstituut voor middelbaar beroepsonderwijs en educatie. Met circa 50 locaties en 120 opleidingen is het een belangrijk opleidingsinstituut in de regio Rotterdam. Albeda digitaliseerde instellingsbreed haar aanwezigheidsregistratie en verzuimbegeleiding. Hiermee maakte Albeda een einde aan een enorme papierstroom, miscommunicatie, incomplete informatie en dubbel werk.

Kwaliteit omhoog, uitval omlaag

Projectmanager Shelby de Nijs vertelt over het project waarbij de 80 onderwijsteams, 50 locaties en 20.000 studenten zijn betrokken: “Actuele informatie is cruciaal bij de aanpak van verzuim. Dat zorgt voor een snellere en gerichtere aanpak van het Voortijdig Schoolverlaten ( VSV). Een bijkomend positiefeffect van de digitalisering met Participatie is dat de organisatie effectiever en kostenefficiënter werkt. Elke deelnemer die een les mist, is er één te veel. Door inzichtelijk te maken wat achterliggende redenen zijn, kunnen we veel beter sturen. Men denkt vaak dat de invoering van een registratiesysteem de oplossing van het probleem is. Gelukkig hebben wij vanaf het eerste moment met een andere bril gekeken.

Verzuimbegeleiding raakt je hele organisatie. Je kunt dan niet zeggen, ‘Hier is een systeem, gebruik het maar’ en dan verwachten dat alles is opgelost.” Het Albeda College bracht eerst de relevante wettelijke eisen, de rollen van de medewerkers en de bijbehorende processen in kaart. Shelby de Nijs daarover: “Je kunt je voorstellen dat bij een instelling als het Albeda College niet elk team op dezelfde manier met verzuim omgaat. We hebben samen met het onderwijs bekeken hoe de wereld er uit zou zien als alles vlekkeloos zou verlopen. Dat hebben we vervolgens gedocumenteerd. Maar belangrijker nog, we hebben alle onderwijsteams en de verzuimmedewerkers hierbij betrokken en hen mede eigenaar gemaakt. Ik geloof er heilig in dat diebetrokkenheid het succes bepaalt. Daarnaast hebben we zo veel mogelijk rekening gehouden met het bestaande onderwijsproces, van CGO tot regulier klassikaal onderwijs. Uitgangspunt is en was: het onderwijsproces staat centraal.”  

Altijd en vanaf elke plek de juiste, actuele informatie

Medewerkers en studenten hebben op basis van hun rol altijd en vanaf elke plek toegang tot actuele en relevante gegevens. Zo speelt Albeda heel snel in op de persoonlijke situatie van een student. Shelby de Nijs: “Hoe eerder je signaleert dat er iets mogelijk niet klopt, hoe meer resultaat je boekt bij hetvoorkomen van verzuim en uiteindelijke uitval. In het verleden werkten we met losse systemen en vond het merendeel van de documentatie op papier plaats. Dat is traag, inefficiënt en foutgevoelig. De digitalisering maakt hier een einde aan. “

Functionaliteit en actief verandermanagement bepalen het succes

De geboden systeemfunctionaliteit in combinatie met een actief verandermanagement hebben geleid tot een soepele uitrol en een hoge acceptatiegraad binnen de onderwijsteams. “Door de grote verschillen in de onderwijsteams hebben we heel bewust gekozen voor een implementatiemethode die persoonlijk en toegankelijk is. De start bestaat bij iedere opleiding uit een impactanalyse en basistraining. Zo weten we exact wat de situatie ter plaatse is.

  • Het Albeda College pakt afwezigheid van studenten snel en gericht aan. De kwaliteit omhoog en uitval omlaag.
    Lees meer
  • Het digitaal aanmeldproces bij Regio College is vriendelijk, efficiënt en kent een beperkte beheerslast.
    Lees meer
  • Het flexibele onderwijsaanbod van Stoas Vilentum Hogeschool vereist veel flexibiliteit van de organisatie én haar informatievoorziening.
    Lees meer