Het digitaal aanmeldproces bij Regio College is vriendelijk, efficiënt en kent een beperkte beheerslast.

 

Voor een vlotte start verlaagt Regio College de drempels van het aanmeld- en inschrijfproces

Regio College verbindt haar succes direct aan de pijlers: studiesucces, deelnemerstevredenheid en tevredenheid van bedrijven en gemeenten.

Maak het potentiële deelnemers makkelijk

Ko van Leeuwen: "In een korte periode komen er meer dan duizend aanmeldformulieren binnen. Dat zorgt voor een grote beheerslast. Dit proces kan veel efficiënter en minder foutgevoelig. Je kunt beter blanco beginnen dan een bestaand proces klakkeloos automatiseren. Daarom zijn we onder andere door de ogen van de deelnemer naar het proces gaan kijken. Is het echt nodig om als één van de eerste contacten met de instelling de deelnemer een formulier van vier pagina's in te laten vullen? We kwamen al snel tot de conclusie dat dat slimmer kon. De winst die dat oplevert is een vriendelijker aanmeldproces, een lagere beheerslast en we krijgen de potentiële deelnemers eerder en beter in beeld."

Bewaken, sturen en volgen

Regio College richt het aanmeldproces vriendelijker in voor de potentiële deelnemers. En ook de interne processen hielden zij tegen het licht. Ko van Leeuwen: "De inschrijfformulieren belanden op diverse bureaus. Dat maakt het lastig om inzicht te hebben in bijvoorbeeld het aantal aanmeldingen, wat de status is en welke informatie we missen. Daarom automatiseren we het aanmeldproces daar waar het nuttig is. Met een workflow houden we beter grip op het totaalproces. Bewaken, volgen en sturen, daar draait het om. In het systeem zetten we daarom deadlines. Er gaat automatisch een waarschuwing uit als de deadline dreigt te verlopen. Ook zien we nu beter wat bijvoorbeeld de workload voor de verschillende activiteiten en mensen is. Loopt deze op omdat iemand ziek is of door een groot aanbod? We spelen daar dan direct op in met bijvoorbeeld de inzet van tijdelijk extra capaciteit. De tijd van stapels formulieren op verschillende bureaus is voorbij."

Administratieve last en foutgevoeligheid omlaag

Ko van Leeuwen is enthousiast over de winst die het oplevert: "We hebben eerder en beter in beeld wie de echte potentiële deelnemers zijn. Daarbij zorgen wij dat zij zich makkelijker en sneller aan kunnen melden. We verwachten daardoor eerder en meer aanmeldingen te krijgen. Onze administratieve last en foutgevoeligheid beperken we zoveel mogelijk tot een minimum. En omdat we op elk moment het juiste beeld hebben, kunnen we tijdig bijsturen."

  • Het Albeda College pakt afwezigheid van studenten snel en gericht aan. De kwaliteit omhoog en uitval omlaag.
    Lees meer
  • Het digitaal aanmeldproces bij Regio College is vriendelijk, efficiënt en kent een beperkte beheerslast.
    Lees meer
  • Het flexibele onderwijsaanbod van Stoas Vilentum Hogeschool vereist veel flexibiliteit van de organisatie én haar informatievoorziening.
    Lees meer