De heer Steven Verstraten, Hoofd Afdeling Shared Services bij de Aeres groep, waar het Groenhorst College deel vanuit maakt, vertelt over het keuzeproces binnen de instelling voor EduArte. Hier leest u zijn verhaal.

Vernieuwen

De Aeres groep is bezig met het vernieuwen van een groot aantal informatiesystemen zoals voor Onderwijs, Personeel, Financiën en Management Informatie. Door middel van een Europese aanbesteding is EduArte gekozen door het Groenhorst college.

Hoe ziet de situatie er bij het Groenhorst college uit?

Op dit moment wordt nOISe gebruikt als studentenadministratie en Studielogboek als begeleidingssysteem. EduArte gaan we gebruiken voor de registratie van deelnemers. Onder andere voor de bekostiging, leerlingvolgsysteem, prestatiedossiers/examinering en competentieontwikkeling. Omdat Studielogboek door de verschillende locaties op verschillende manieren is ingericht, zal dit nog een hele klus worden om te migreren naar EduArte. Er moeten keuzes gemaakt worden over de fasering: welke modules moeten waar als eerste worden ingevoerd? We staan aan het begin van het traject dat waarschijnlijk één á anderhalf jaar zal duren.

Het Groenhorst College is enthousiast over EduArte als (brede) basis

Van te voren wisten we niet waar we uiteindelijk zouden uitkomen, wat de selectie zou opleveren. Hierover waren de meningen sterk verdeeld. We hebben te maken met VMBO en MBO verdeeld over meer dan tien locaties. Door het proces dat we met elkaar doorlopen hebben bestaat er tevredenheid over het uiteindelijk resultaat. Naast het Groenhorst College (V)MBO heeft de Aeres groep ook twee HBO-instellingen. De modulen van Eduarte kunnen hier prima als basis gebruikt gaan worden. De CAH en Stoas Hogeschool zullen samen met andere HBO-instellingen intensief betrokken worden bij verdere ontwikkelingen.

De sfeer? "Er moet ook gelachen worden!"

Het Groenhorst College heeft zich tijdens het aanbestedingsproces laten begeleiden door extern inkoopbureau Pro Mereor. In het begin was het onvoldoende duidelijk wat we van elkaar konden verwachten. Zowel qua proces als inhoudelijk hebben we aan elkaar moeten wennen. Al snel hebben we echter goede afspraken kunnen maken over elkaars verantwoordelijkheden. Professionaliteit is belangrijk, maar er moet ook af en toe gelachen worden!

Groenhorst ziet EduArte toekomst met vertrouwen tegemoet Bij de feestelijke ondertekening van het contract waren de leverancier, Educus, het College van Bestuur, de volledige werkgroep en Pro Mereor aanwezig onder het genot van koffie en gebak. Aan de ene kant werd daarmee het belang van de selectie onderstreept, maar was dit ook kenmerkend voor de goede sfeer. Al met al is de selectie succesvol verlopen. Nu aan de slag met de implementatie. Dat is spannend, maar we zien dit met vertrouwen tegemoet.

Top 3 tips

Het Groenhorst college is al een heel eind op weg en daar heel tevreden over. Als belangrijkste punten wil het Groenhorst college de volgende leerzame ervaringen noemen:

1) Eisen en wensen formuleren
Aanbesteden vraagt aan de ene kant tijd en brengt een hoop gedoe met zich mee. Het grote voordeel ervan is echter dat je van te voren gedwongen wordt heel erg goed na te denken over de (onderscheidende) eisen en wensen waaraan het systeem moet voldoen. Hierin zij we goed geslaagd ook kijkend naar de uiteindelijke prijs.

2) Marktverkenning
Het denken vanuit processen en van daaruit de functionaliteit benoemen is belangrijk. Dat neemt echter niet weg, dat ook een grondige marktverkenning op zijn plaats is. Als je met name je eisen te hoog stelt kan wellicht de markt daar (nog) niet aan voldoen. Zo iets moet je van te voren weten, want anders schiet je jezelf in je voet en krijg je geen biedingen of diskwalificeer je potentieel goede leveranciers.

3) Goede projectorganisatie
Het is een open deur, maar een goede projectorganisatie is essentieel, rekening houdend met de samenstelling met betrekking tot draagvlak en deskundigheid. Plan alle activiteiten ruim van te voren en schroom niet om even een stapje terug te doen als zich onvoorziene zaken voordoen.