ROC Ter AA
In 12 weken tijd een nieuw onderwijsinformatiesysteem implementeren? ROC Ter AA lukte het. Het Helmondse ROC is alweer het 14e ROC dat live is gegaan met de nieuwe kernregistratie. Drie medewerkers vroegen we naar hun bevindingen.
Carla_van_den_Broek
"EduArte werkt heel makkelijk"
Carla van den Broek verzorgt samen met haar collega's de studentenadministratie. De module Kernregistratie Deelnemergegevens (KRD) is het hart van de administratie. "Hierin leggen we alle gegevens over deelnemers vast", zegt Carla. "Persoonsgegevens, vooropleiding, onderwijs- en stageovereenkomsten, wie de opleiding betaalt en diplomering."
Carla vindt EduArte veel gebruikersvriendelijker dan nOISe. "Het invoeren van de basisgegevens van deelnemers is een fluitje van een cent. EduArte werkt via internet en iedereen is wel gewend om via internet te werken. Ik moest pas nog een collega uitleggen hoe EduArte werkt. Ze had nog maar weinig ervaring met het nieuwe pakket, maar ze had direct door hoe het moest. Dat is een groot voordeel ten opzichte van nOISe."
Precies de lijst waar de docent om vraagt
In EduArte is het makkelijk om gegevens van leerlingen snel op te zoeken en klassenlijstjes te maken. "Ik kan de kolommenkiezer gebruiken om precies aan te geven welke gegevens ik wil hebben op de lijsten die ik maak. Zo lever ik een docent precies de lijst aan waar hij om vraagt. EduArte werkt ook sneller. Voor bepaalde handelingen heb ik maar twee schermen nodig in plaats van vijf zoals bij nOISe. Zo kan ik snel switchen tussen twee schermen. Op een paar onderdelen werkt EduArte wat minder makkelijk. De zoekfunctionaliteit zou nog verbeterd kunnen worden. En het standaard printen van de naam van een ingelogde medewerker op lijsten is onhandig."
Juiste tijd voor implementatie
Voor andere ROC's die EduArte gaan implementeren, heeft Carla een tip. "Doe de implementatie op een moment dat het rustig is op de leerlingenadministratie. Bij ons gebeurde het in mei en dan is het altijd een drukke tijd. Daardoor hadden we weinig tijd voor training. We moesten veel zelf uitproberen, met hulp van onze applicatiebeheerder. Aan de andere kant is dat ook wel een goede manier om het pakket te leren kennen. We zijn er nu helemaal aan gewend en ervaren er de voordelen van. We doen ons werk makkelijker en kunnen gegevens snel invoeren en uitdraaien. We zijn het oude systeem al helemaal vergeten."
Docenten moeten het zelf doen
Carla en haar collega's zijn benieuwd hoe het straks gaat als de docenten zelf allerlei gegevens moeten verwerken. "Er zijn bij ons docenten van wie we verwachten dat ze daar wat moeite mee hebben. We helpen hen in het begin natuurlijk graag, maar uiteindelijk moeten ze het zelf doen. Ik denk dat ze daar ook wel toe besluiten, want is een heel fijn leerlingvolgsysteem."
Harald_Hengsdijk
"Geen zorgen over beschikbaarheid en continuïteit"
Dat vindt Harald Hengsdijk een van de belangrijke voordelen van EduArte. Hij is coördinator ICT en Informatievoorziening bij ROC Ter Aa in Helmond. "EduArte is altijd en overal bereikbaar. Docenten zijn niet gebonden aan een klaslokaal, ze kunnen ook thuis gegevens over hun studenten raadplegen."
Hengsdijk ziet meer voordelen. "Alle modules zitten in één pakket. Met ons oude pakket nOISe konden we alleen de basisadministratie verwerken. Voor agenda's en begeleiding van deelnemers moesten we Excel, Access of Word gebruiken. Verder vraagt EduArte minder beheer en kunnen gebruikers er makkelijk hun weg in vinden."
Meer werk doen in dezelfde tijd
Omdat onderhoud aan nOISe stopte, moest ROC Ter Aa op zoek naar een nieuw pakket voor ondersteuning van haar primaire processen. Dat moest natuurlijk voldoen aan de eisen en wensen vanuit de organisatie. Hengsdijk: "Een belangrijke wens is standaardisatie. Daardoor kan onze administratie in dezelfde tijd meer werk doen. Verder moest het pakket gebruikersvriendelijk zijn en wilden we geen maatwerk om het beheer eenvoudig te houden." Bij de keuze gaven de flexibiliteit en gunstige prijs van EduArte de doorslag. "We vonden het ook prettig dat STOAS dat pakket levert. Zij leverden ook ons oude pakket nOISe. De consultants van STOAS denken altijd goed met ons mee over keuzes die we moeten maken."
Meer tijd voor lesgeven
Bij nOISe waren de medewerkers van de administratie de enige gebruikers, EduArte is er ook voor docenten. "Ze verwerken met één klik allerlei gegevens zelf in EduArte en hebben altijd al hun afspraken overzichtelijk in beeld. Administratie kost docenten nu minder tijd, waardoor ze meer tijd hebben voor het lesgeven zelf. Voor de afdeling Administratie betekent het minder ad hoc werk en dus meer tijd voor andere taken." De module Deelnemerbegeleiding zorgt ervoor dat docenten automatisch signalen krijgen over resultaten, gedrag en capaciteiten van hun studenten. Hoe vaak te laat? Hoe vaak zonder toestemming niet op school? "Op basis van gegevens over de resultaten kan de docent studenten helpen bij keuzes over hun studieloopbaan. Dat vergroot de kans dat de student een diploma haalt."
Nieuw pakket vraagt omschakeling
Door de komst van EduArte verschuift een deel van het administratieve werk van administratie naar de docent. Dat vraagt om een cultuuromslag. Want de docent moet actief het pakket gaan gebruiken, onder meer voor cijferlijsten en klassenlijstjes. "Een hele omschakeling", zegt Hengsdijk, "De docenten zijn gewend om cijferlijstjes in te leveren bij de administratie die er dan verder voor zorgt. Vanaf nu moeten ze gegevens zelf invoeren. Ik denk wel dat de docenten uiteindelijk blij zijn met het nieuwe pakket. Het ondersteunt hen veel beter bij hun werk."
Rudi_van_Hoof
"In EduArte draai ik snel en makkelijk eenvoudige rapportages uit"
Rudi van Hoof, applicatiebeheerder bij ROC Ter Aa, is blij met EduArte. "Het werkt veel simpeler dan nOISe, dat we eerst gebruikten", zegt hij. "En bij EduArte kunnen we de autorisatie veel beter regelen. Het functioneel beheer is makkelijker en met technisch beheer hebben we niets te maken omdat EduArte webbased is. We hoeven geen updates meer te installeren."
In EduArte krijgt iedere docent via een eigen account toegang tot de gegevens van zijn eigen team en deelnemers. Zo kan hij binnenkort zelf gegevens bijhouden over de aanwezigheid en het gedrag van zijn studenten. "We hebben dan geen Excel-lijstjes en slecht werkende pasjessystemen meer nodig."
"Je klikt er snel doorheen"
ROC Ter Aa implementeert EduArte in fasen. De administratie werkt al met de module Kernregistratie Deelnemergegevens. Vanaf het schooljaar 2011 - 2012 is de module Participatie in gebruik en later volgen nog de modules Financieel en Deelnemerbegeleidingssysteem. "Financieel gebruiken we straks om facturen te maken. Het is gekoppeld met Exact dat we voor onze boekhouding gebruiken. EduArte is erg gebruikersvriendelijk. Het ziet er herkenbaar uit, je klikt er snel doorheen. Ik had zelf binnen een uur door waar ik alles kon vinden. STOAS, dat EduArte levert, is al jaren een van onze softwarepartners. Ze kennen onze organisatie en kunnen daardoor goed inspelen op onze problemen en wensen. Als ik hun helpdesk bel, krijg ik altijd direct een reactie."
Uitgebreide rapportagemogelijkheden
EduArte biedt ROC Ter Aa uitgebreide mogelijkheden voor het maken van rapportages. Zoals klassenlijstjes, diploma's, onderwijsovereenkomsten, praktijkovereenkomsten en controleoverzichten. "In de oude situatie gebruikten we naast nOISe ook nog twee rapportagetools. Eén daarvan gebruiken we nu ook met EduArte. Meer geaggregeerde rapportages, bijvoorbeeld managementinformatie over instroom, uitstroom, jaarresultaat en diplomaresultaten, kunnen we nu nog niet binnen EduArte maken. Daar hebben we een nieuwe rapportagetool voor nodig. Met de aanschaf daarvan wachten we tot de besprekingen zijn afgerond over de fusie tussen onze en de Eindhovense ROC."
Ervaringen uitwisselen tijdens gebruikersoverleg
Van Hoof vindt het een pluspunt van EduArte dat er een gebruikersgroep is. "Daardoor hebben we invloed op de ontwikkeling van het pakket. EduArte heeft meer dan twintig gebruikers, andere pakketten maar twee of drie. Tijdens het gebruikersoverleg wissel ik kennis en ervaring uit met andere gebruikers. Ik bespreek er ook problemen en wensen met collega's van andere instellingen. Er zijn ook bijeenkomsten met de leverancier en diverse onderwijsinstellingen waaronder DUO en het ministerie van Onderwijs. Dat zijn hele nuttige bijeenkomsten, waarin we worden bijgepraat over de laatste ontwikkelingen. Zo zijn we altijd bij de tijd."
Op