Continue procesoptimalisatie als onderdeel van uw dagelijkse werkzaamheden.

Procesoptimalisatie raakt zowel de onderwijs- als administratieve organisatie in alle lagen

Elke onderwijsinstelling optimaliseert continu haar processen. De redenen waarom, de aanpak en het praktische gebruik verschillen sterk. De kracht van een praktische implementatie hiervan wordt vaak onderschat en onderbelicht.

Redenen voor procesoptimalisaties verschillen sterk. Er zijn externe drivers, zoals bijvoorbeeld een opmerking van de accountant om taken beter te scheiden. Ook de invoering van een nieuw financieel, hr, of informatie- of onderwijssysteem kan een reden zijn. Andere redenen liggen in de sfeer van kostenbesparingen om bijvoorbeeld de 70-30 ambitie van verdeling van gelden tussen onderwijs-ondersteuning te realiseren.

Rondom informatievoorziening is bij de implementatie van studentinformatiesystemen, zoals EduArte (MBO) en Alluris (HO) vaak uitgegaan van de toen bestaande processen.

 

Soorten procesoptimalisatie

Inmiddels vinden steeds vaker procesoptimalisaties plaats. Er zijn diverse soorten optimalisatieslagen die losstaand of in samenhang worden uitgevoerd. Het herschrijven of het ‘updaten’ van bestaande processen in bijvoorbeeld swimlanes is een eerste stap. Daarnaast is het herdefiniëren van en het komen tot juiste prestatie-indicatoren een veel geziene optimalisatieslag. Ook zien we een groot aantal onderwijsinstellingen aan de slag met complete verbertmethodes als INK, Sigma of Lean.

 

Processen beschreven, maar op de plank

Vaak worden experts van buiten gehaald om deze projecten te begeleiden en vorm te geven. Een groot aantal van deze projecten wordt succesvol afgerond. Toch blijft het vaak hangen bij de daadwerkelijke implementatie. Die is beperkt of moet zonder verdere begeleiding in de organisatie  plaatsvinden. De juiste vertaalslag naar het werk, de competenties en de ondersteunende systemen vindt vaak niet plaats. Evenals de juiste begeleiding en sturing. Het resultaat: optimale procesbeschrijvingen die niet of onvoldoende gebruikt worden.

 

Totaalaanpak

Procesoptimalisatie heeft pas zin bij een totaalaanpak. Dat betekent dat eerst de processen beschreven worden. Daarna vindt, in ons geval, de vertaling naar de studentinformatiesystemen EduArte of Alluris plaats. Vanzelfsprekend houden we rekening met de mogelijkheden van deze studentinformatiesystemen. Samen met uw medewerkers kijken we verolgens naar de efficiency in de werkzaamheden. Enkele voorbeelden van procesoptimalisatieslagen die Educus uitvoert:

  • Verbeteren van resultaatstructuren.
  • Optimalisatie van processen als bijvoorbeeld facturering gericht op de liquiditeitspositie en bekostigingsrapportages.
  • Verbeteren van rapportages, bijvoorbeeld op geprognotiseerde, geplande en gerealiseerde uren.
  • Professionaliseren functioneel beheer, waarbij werkwijzen en autorisatie in samenhang worden opgepakt.

 

Uw processen optimaliseren

Uw processen optimaliseren? Educus adviseert u graag. Neem contact op via tel. 088 - 989 88 00 of vul het contactformulier in.